Bagaimana Seharusnya Mengatur Penggunaan Aplikasi di Kantor.

Sebagai karyawan di bagian IT, saya berkewajiban memberikan layanan kepada para user diperusahaan kami berbagai software program yang diperlukan. Namun permintaan masing-masing divisi kadang berbeda jauh, dan tidak sesuai dengan kapasitas serta performance komputer yang dimiliki. Bagiamana caranya menciptakan singkronisasi kepada para user supaya memahami kinerja kami. Terima kasih mohon jawabannya.
Asep Daryana
Jalan Jend Sudirman Jakarta
Jawaban :
Biasanya di perusahaan-perusahaan mempunyai standar aplikasi yang diinstall yang disebut Consistent Office Application (COA).
COA ini dibuat sesuai kebutuhan aplikasi yang dipakai pada perusahaan tersebut, sehingga perusahaan bisa menentukan aplikasi yang harus dibeli dan diinstall pada setiap komputer karyawan.
Misalnya COA dimulai dari Operating System, aplikasi perkantoran (MS. Office), anti virus, Adobe Reader, Email Application, Web browser dan lain-lain.
Dari daftar aplikasi yang terdapat di COA ini bagian IT dapat mempunyai sebuah ISO standard yang dapat dengan mudah diinstall di setiap komputer baru.
Sehingga setiap komputer akan sama isinya dan akan memudahkan pemeliharaan setiap komputer. Untuk membuat standard ini dapat dipatuhi oleh karyawan, biasanya COA sudah menjadi sebuah peraturan pekerjaan yang harus dipatuhi. Dan pihak bagian SDM mengeluarkan surat pernyataan untuk setiap karyawan untuk mematuhi dan ditandatanganinya.
COA selayaknya sudah baku, namun tentunya kebutuhan setiap karyawan akan berbeda berdasarkan tuntutan pekerjaannya. Maka jika ada seorang karyawan membutuhkan aplikasi khusus diluar COA tersebut, perlu juga dibuat aturannya.
Aplikasi tersebut dapat diinstall dengan mengisi formulir “IT Request Change” yang harus disetujui oleh atasan dari karyawan tersebut dan jelas tujuan pemakaiannya. Sehingga pihak bagian IT akan dapat menginstallnya sesuai permintaan tersebut dan yang perlu diperhatikan adalah apakah aplikasi tersebut tersedia atau harus membeli terlebih dahulu dan sesuai dengan kebutuhan.
Apabila ada karyawan yang dengan sendirinya menginstall aplikasi yang bukan standard dan tanpa ijin maka sangsi yang tertera di surat pernyataan dari pihak SDM dapat diberikan. Apalagi aplikasi tersebut aplikasi yang dapat membahayakan dan mengganggu perusahaan. Misalnya aplikasi bajakan dan aplikasi yang dapat mengganggu performance komputer dan sistem jaringan dan rentan pada serangan virus.
Sebaiknya juga dibuat “computer policy” yang membakukan peraturan pemakaian komputer kantor. Salah satunya adalah “user account” pengguna komputer/karyawan tidak mempunyai hak akses untuk menginstall aplikasi apapun di komputernya. Pengguna tersebut harus meminta pihak bagian IT untuk menginstallnya dengan “user account” yang mempunyai hak “system administrator”.
Jika semua peraturan sudah dibuat, jangan lupa mendokumentasikan semua aplikasi yang diinstall pada semua komputer di perusahaan berdasarkan COA dan “IT Request Change” yang masuk. Isi juga bagian dari Asset Management.
Semoga terbantu. Salam teknologi.

sumber : http://dokterkomputer.com